Teie klient saatis PDPL-i küsimustiku. Need on dokumendid, mida ta ootab

Paljude väikeste AÜE ettevõtete esimene kokkupuude PDPL-iga ei ole järelevalveasutus. See on suurema kliendi hankeküsimustik. Küsimused erinevad, kuid koonduvad väikese dokumendikogumi ümber. Kui need on valmis, muutub nädalane edasi-tagasi suhtlus üheks pärastlõunaks.

Küsimused ja dokument, mis vastab igaühele

• „Kas Te peate isikuandmete töötlemise toimingute registrit?“ Artiklitega 7 ja 8 nõutav register: millised andmed, mis eesmärgil, millisel õiguslikul alusel, kellega jagatakse ja kui kaua säilitatakse.
• „Palun esitage oma privaatsusteade.“ PDPL-i jaoks kirjutatud teade, milles on nimetatud AÜE Andmebüroo ja õiged õiguslikud alused.
• „Kes vastutab andmekaitse eest?“ Nimeline andmekaitseametnik, kui artikkel 10 seda nõuab, muul juhul nimeline privaatsusvastutaja.
• „Kas kasutate alamtöötlejaid? Kus andmeid hoitakse?“ Teie teenusepakkujate loetelu ja nende majutuspiirkonnad ning neid siduvad lepingud (artikkel 8).
• „Kuidas Te käsitleksite isikuandmetega seotud rikkumist?“ Kirjalik rikkumiste menetlemise kord, mis hõlmab artiklis 9 nõutud teavitamist, soovitatavalt koos tõendiga, et seda on harjutatud.
• „Milliseid turvameetmeid Te rakendate?“ Mitmikautentimine, krüpteerimine, juurdepääsukontroll, varukoopiad, logimine: artikli 20 tehnilised ja korralduslikud meetmed.
• „Kuidas Te menetlete andmesubjektide taotlusi?“ Kord juurdepääsu-, parandamis-, kustutamis- ja vastuväitetaotluste jaoks (artiklid 13–18).

Mida hindajad tegelikult otsivad

Järjepidevus. Privaatsusteade, töötlemistoimingute register ja tarnijate loetelu peaksid rääkima sama lugu. Teade, mis ei maini andmete edastamist välismaale, samal ajal kui tarnijate loetelu on täis USA SaaS-tööriistu, on just selline vastuolu, mis tekitab lisaküsimusi.

Konkreetsus tühisõnade asemel. „Me suhtume turvalisusesse tõsiselt“ ei anna midagi. „Mitmikautentimine on e-posti- ja administraatorikontodel kohustuslik; sülearvutitel on täielik kettakrüpteering“ vastab küsimusele.

Dokumendikomplekti kokkupanek

Meie PDPL-i komplekt koostab ühe küsimustiku põhjal kõik need dokumendid, mis on omavahel juba kooskõlas, sest need põhinevad samadel vastustel: puuduste aruanne, privaatsusteade, töötlemistoimingute register, taotluste ja rikkumiste menetlemise kord, andmetöötlusleping tarnijatele, andmekaitse mõjuhinnang ja säilitustähtaegade kava.